Waarom automatiseren begint bij het proces

Automatiseren is aantrekkelijk. Het belooft tijdwinst, en niemand hoeft zijn werk anders te doen. Maar automatiseren maakt een proces vooral sneller. Klopt het proces zelf niet, dan gaat u alleen sneller de verkeerde kant op.

Het probleem is groot genoeg om het goed aan te pakken

In juni 2025 verscheen het rapport Hoeveel tijd mag het kosten? van de Algemene Rekenkamer. Het gaat over administratie in het basisonderwijs. De belangrijkste cijfers:

• Een leraar met een volledige baan is gemiddeld zes tot acht uur per week bezig met administratie. In sommige periodes is dat nog meer.
• In het Verenigd Koninkrijk, België en Australië zijn leraren daar iets meer dan vier uur per week mee bezig.
• Een derde van de leraren denkt erover om ander werk te zoeken. Voor ruim een kwart van die groep is administratie daarvoor de belangrijkste reden.
• Per leerling die extra ondersteuning nodig heeft, komt er gemiddeld een kwartier administratie per week bij.

Eén uitkomst uit dat rapport is voor dit artikel het belangrijkst. De politiek zoekt meestal naar regels die geschrapt kunnen worden. Volgens de Rekenkamer helpt dat op basisscholen bijna niet. Er zijn namelijk al weinig wettelijke regels over de administratie die leraren doen. En als een regel verdwijnt, verdwijnt het werk daarom nog niet.

Anders gezegd: het grootste deel van de administratie hebben scholen en besturen zelf bedacht. Vaak met een goede reden. Na een incident, na een inspectiebezoek of omdat een subsidie erom vroeg. Dat is geen verwijt, maar goed nieuws. Wat u zelf heeft ingericht, kunt u ook zelf anders inrichten.

Er is veel te winnen. De Rekenkamer rekende voor: als elke leraar één uur per week minder administratie heeft, komt er landelijk 2.250 fte vrij voor ander werk. Dat is precies de winst die u misloopt als u de bestaande administratie alleen maar digitaal maakt.

De eerste regel van automatiseren

Er is een bekende uitspraak over, die meestal aan Bill Gates wordt toegeschreven. Die komt hierop neer: automatiseer een proces dat goed werkt en het werkt beter. Automatiseer een proces dat slecht werkt en het werkt slechter. Automatisering maakt iets sterker. Ze maakt het niet beter.

Michael Hammer schreef daar in 1990 een beroemd artikel over in Harvard Business Review. Zijn punt: organisaties gebruiken techniek vooral om oude werkwijzen sneller te maken, in plaats van die werkwijzen opnieuw te bekijken. Zijn beeld is blijven hangen: stop met het asfalteren van koeienpaden. Als voorbeeld gebruikte hij de factuurafdeling van Ford. Die ging van ongeveer 400 medewerkers naar vijf. Niet doordat de stappen sneller werden, maar doordat het proces opnieuw werd ontworpen.

Die les is nog niet overal geland. Uit onderzoek van EY blijkt dat 30 tot 50 procent van de eerste projecten met software-robots mislukt. Uit een wereldwijd onderzoek van Deloitte bleek dat maar een paar procent van de organisaties zulke automatisering echt breed had ingevoerd. De reden die het vaakst werd genoemd: de processen bestonden uit te veel losse stappen die steeds anders verliepen.

Dat is geen technisch probleem. Het is een procesprobleem dat pas opvalt op het moment dat u gaat automatiseren.

Drie manieren waarop het misgaat

1. U maakt werk sneller dat niemand nodig heeft. De registratie die “voor de zekerheid” is ingevoerd. Het formulier dat wordt ingevuld, maar nooit gelezen. Het overzicht dat elk kwartaal wordt bijgewerkt voor een overleg dat al twee jaar niet meer bestaat. Wie dat automatiseert, maakt het goedkoper om ermee door te gaan. En daarmee verdwijnt de enige reden om nog te vragen of het wel moet.

2. U legt een uitzondering vast als vaste regel. In de praktijk lopen processen veel rommeliger dan mensen denken. Onderzoeker Wil van der Aalst laat dat goed zien. In een gewoon inkoopproces volgden 2.654 opdrachten 685 verschillende routes. Ruim twee derde van die routes kwam precies één keer voor. Vraag vier mensen hoe een proces werkt en u krijgt vier keer de nette hoofdroute. Bouwt u alleen die route, dan valt elke afwijking buiten het systeem. Mensen lossen dat op zoals altijd: met een mailtje, een Excel-bestand en een telefoontje. Zo krijgt u een nieuw systeem én het oude proces ernaast.

3. U maakt de school afhankelijk van iets dat niemand meer snapt. Een oplossing die bovenop een onbegrepen proces is gebouwd, kan alleen worden onderhouden door de bouwer. Bij de eerste wetswijziging, bestuursfusie of nieuwe leerlingadministratie weet niemand meer waarom een stap erin zit. Dan gaat het werk weer met de hand. En het vertrouwen in de volgende verbetering is ook weg.

AI verandert dit niet, AI maakt het belangrijker

Met AI is de verleiding groter geworden om het proces over te slaan. Een taalmodel begrijpt een rommelige mail toch wel. Waarom dan eerst opruimen?

De cijfers wijzen de andere kant op. McKinsey onderzocht waar bedrijven echt resultaat halen met AI. Van alles wat is onderzocht, helpt één ding het meest: eerst het werkproces opnieuw inrichten. Ongeveer zes procent van de organisaties haalt aantoonbaar resultaat, en dat zijn juist de organisaties die dat hebben gedaan. Maar slechts ongeveer één op de vijf organisaties zegt zijn processen echt te hebben herzien. De rest legt AI over de bestaande manier van werken heen.

Het gevolg is te zien in ander onderzoek. Volgens S&P Global Market Intelligence stopte in 2025 42 procent van de organisaties met het grootste deel van hun AI-plannen. Een jaar eerder was dat nog 17 procent. Gemiddeld sneuvelde 46 procent van de proefprojecten voordat ze echt in gebruik kwamen.

Een systeem dat met rommel kan omgaan, ruimt de rommel niet op. U komt er alleen langer mee weg.

Wat “beginnen bij het proces” in de praktijk betekent

Beginnen bij het proces is geen onderzoek van maanden met een dik rapport. Het zijn meestal een paar gesprekken, één middag meekijken en vijf vragen die zelden eerder samen zijn gesteld.

1. Benoem het resultaat, niet de stappen. Niet: “we willen het aanmeldformulier digitaliseren.” Maar: “een ouder weet binnen twee weken waar het kind aan toe is, en de school weet in maart hoe de instroom eruitziet.” Ligt het resultaat op tafel, dan blijkt vaak dat de helft van de stappen daar niets aan bijdraagt.

2. Volg één echt geval van begin tot eind. Niet het proces zoals het op papier staat, maar de weg van één aanmelding, één verlofaanvraag, één vervanging of één factuur. Wie raakt hem aan? Hoe lang ligt hij stil? Waar worden dezelfde gegevens voor de tweede of derde keer ingetypt?

3. Maak onderscheid tussen wet, afspraak en gewoonte. Zet bij elke stap waar die vandaan komt. Staat dit in de wet? Is het een afspraak met het bestuur, de inspectie of het samenwerkingsverband? Of doen we het omdat het ooit zo begonnen is? Die vraag schrapt werk. En het maakt duidelijk welke registraties u juist heel zorgvuldig moet regelen.

4. Kijk naar de uitzonderingen vóór u de hoofdroute bouwt. Een broertje of zusje dat al op school zit. Een aanmelding buiten de gewone ronde. Een leerling die extra ondersteuning nodig heeft. Een vervanging die halverwege de dag verandert. De uitzonderingen bepalen of een oplossing blijft werken.

5. Spreek af wie eigenaar is. Van het proces, niet van het systeem. Iemand moet kunnen besluiten dat een stap vervalt. Zonder die persoon groeit elk proces weer dicht.

Daarna volgt de volgorde die het meeste oplevert: schrappen, vereenvoudigen, gelijktrekken en pas daarna automatiseren. Een stap die verdwijnt, kost geen tijd, geeft geen fouten, vraagt geen beheer en hoeft nooit getest te worden. Goedkoper dan dat wordt automatiseren niet.

In het onderwijs zijn de kandidaten overal hetzelfde: aanmelding en voorinschrijving, vervanging en personeelsinzet, verlof en verzuim, inkoop en facturen, en de verantwoording van subsidies. Het zijn processen waarin school en bestuur elkaar steeds werk doorgeven, en waarin dezelfde gegevens meerdere keren worden vastgelegd. Daar zit de tijdwinst. En daar is de procesvraag belangrijker dan de techniekvraag.

Techniek is het sluitstuk

Bijna elke school heeft Microsoft 365 al. Daar kan veel meer mee dan er nu uit komt: formulieren, goedkeuringen, overzichten, kleine apps. Het staat klaar en het is al betaald. Daardoor is de stap om iets te bouwen klein. Dat is een voordeel en een risico tegelijk. Wie in een middag een werkende oplossing kan maken, kan in een middag ook een verkeerd proces vastleggen voor de komende vijf jaar.

Daarom begint een traject bij LNT met verkennen en begrijpen, en niet met bouwen. Niet omdat analyse leuker is dan resultaat, maar omdat het het verschil maakt. Tussen een oplossing die na een jaar nog gebruikt wordt, en een oplossing die naast het oude proces is komen te staan.

Automatiseren is nooit het doel. Het doel is dat de tijd van leraren, directeuren en stafmedewerkers terechtkomt waar die hoort: bij het onderwijs. Dat begint bij de vraag wat het werk moet opleveren. En pas daarna bij de vraag welke techniek daarbij past.