Kortlopend advies
Een afgebakende vraag, een verkenning en een advies. U voert het daarna zelf uit.
- Home
- Werkwijze
Van vraagstuk naar werkende oplossing.
Zes stappen die in elkaar overlopen. Niet elk traject doorloopt ze allemaal — dat bepalen we samen, op basis van waar u staat.
De zes stappen in het kort
Verkennen
Wat speelt er, wat kost onnodig tijd en waar liggen kansen?
Begrijpen
Het proces en de organisatie erachter echt doorgronden.
Adviseren
Een concreet voorstel: wat wel, wat niet, en in welke volgorde.
Realiseren
Bouwen en inrichten binnen uw eigen Microsoft 365-omgeving.
Implementeren
In gebruik nemen, met de mensen die ermee gaan werken.
Borgen
Beheerbaar achterlaten: documentatie, rechten en eigenaarschap.
Werkwijze
De stappen in detail.
-
Verkennen
Een eerste gesprek zonder verplichtingen. Wat speelt er, wat kost onnodig veel tijd, en wat heeft u al geprobeerd? We kijken vooral naar wat er in de praktijk gebeurt, niet naar wat er op papier staat.
- Wat is de aanleiding en wie heeft er last van?
- Wat is al geprobeerd en waarom hield dat geen stand?
- Is dit een procesvraagstuk, een techniekvraagstuk of allebei?
-
Begrijpen
We volgen het proces van begin tot eind, met de mensen die het uitvoeren. Vaak blijkt het proces anders te lopen dan iedereen aanneemt — en zit daar precies de winst.
- Het proces stap voor stap in beeld, inclusief uitzonderingen.
- Waar staan de gegevens, wie beheert ze en hoe actueel zijn ze?
- Welke rollen zijn betrokken en waar liggen de overdrachtsmomenten?
-
Adviseren
Een concreet voorstel: wat we aanraden, wat we bewust niet doen, en in welke volgorde. Met een inschatting van wat elke stap oplevert en wat er voor nodig is.
- Een onderbouwde volgorde in plaats van een totaalplan.
- Duidelijk onderscheid tussen quick wins en structurele stappen.
- Ook het advies om iets níet te doen, als dat het beste antwoord is.
-
Realiseren
Bouwen en inrichten binnen uw eigen Microsoft 365-omgeving. In korte rondes, zodat u onderweg ziet wat er ontstaat en kunt bijsturen voordat iets af is.
- Werkende versies in plaats van uitgebreide ontwerpdocumenten.
- Testen met echte gevallen, inclusief de rommelige.
- Gegevens en rechten binnen uw eigen tenant en beheer.
-
Implementeren
In gebruik nemen met de mensen die ermee gaan werken. Uitleg op het moment dat het relevant is, en aandacht voor de eerste weken — daar valt of staat het gebruik.
- Begeleiding bij ingebruikname, afgestemd op de doelgroep.
- Een aanspreekpunt bij vragen in de startperiode.
- Bijstellen op basis van wat het werkelijke gebruik laat zien.
-
Borgen
Beheerbaar achterlaten. Documentatie, heldere rechten en een eigenaar binnen uw organisatie, zodat de oplossing niet afhankelijk wordt van ons — of van één collega.
- Documentatie die een beheerder van uw organisatie kan volgen.
- Rechten en eigenaarschap expliciet belegd.
- Afspraken over onderhoud, wijzigingen en aanspreekpunt.
Hoe we werken
Uitgangspunten.
Een paar keuzes die we in elk traject hetzelfde maken, omdat ze in de praktijk het verschil bepalen tussen iets dat blijft werken en iets dat na een half jaar stilvalt.
- Het proces gaat voor de techniek. Een geautomatiseerd onhelder proces is nog steeds onhelder.
- Klein beginnen, aantoonbaar opleveren. Liever één werkend deel dan een plan voor alles.
- Binnen uw eigen omgeving. Uw tenant, uw gegevens, uw rechten, uw beheer.
- Overdraagbaar opleveren. Wat wij bouwen moet een ander kunnen beheren.
- Eerlijk over grenzen. Als iets niet verstandig of niet haalbaar is, zeggen we dat.
Samenwerkingsvormen
Niet elk traject ziet er hetzelfde uit.
Soms is er al een helder beeld en begint het bij realiseren. Soms blijft het bij verkennen en adviseren. Drie vormen die we in de praktijk het vaakst tegenkomen.
Traject van vraag naar oplossing
Van verkennen tot borgen, met een duidelijk begin- en eindpunt.
Doorlopende samenwerking
Meerdere processen na elkaar, in een tempo dat de organisatie aankan.
Vragen
Veelgestelde vragen over de werkwijze.
Hoe lang duurt een traject?
Dat hangt volledig af van het vraagstuk. Een afgebakende workflow is een kwestie van weken; een toepassing die meerdere scholen raakt, loopt over meerdere maanden — vooral omdat invoering tijd kost, niet het bouwen. In het advies staat altijd een reële inschatting per stap.
Moeten we eerst alles in kaart brengen?
Nee. Een volledige inventarisatie van alle processen is zelden een goed startpunt: tegen de tijd dat die af is, is de energie op. We beginnen liever bij één proces dat aantoonbaar te veel tijd kost en bouwen van daaruit verder.
Werken jullie in onze eigen Microsoft 365-omgeving?
Ja. Alles wat we bouwen draait binnen uw eigen tenant, met uw eigen rechtenstructuur. Er ontstaat geen aparte omgeving buiten uw zicht en beheer, en u blijft eigenaar van de gegevens.
Wat gebeurt er als jullie ermee stoppen?
Daar is de stap borgen voor. We leveren documentatie op die een beheerder binnen uw organisatie kan volgen, beleggen eigenaarschap expliciet en maken afspraken over onderhoud. Afhankelijkheid van één partij — of één persoon — is precies wat we willen voorkomen.
Kunnen we ook alleen advies afnemen?
Zeker. Een verkenning met een onderbouwd advies is een volwaardig resultaat. Als u het daarna zelf of met een andere partij uitvoert, is dat prima.
Bespreek waar het slimmer kan.
Heeft u een proces dat onnodig veel tijd kost? Gebruikt u Microsoft 365 al, maar vermoedt u dat er meer mogelijk is? Of wilt u meer grip op uw data en informatie?
Een verkennend gesprek is vrijblijvend. We kijken samen naar wat er speelt en wat een logische eerste stap zou zijn.