Het proces uittekenen
We volgen het proces van begin tot eind, met de mensen die het uitvoeren. Niet zoals het bedoeld was, maar zoals het echt loopt.
- Home
- Wat we doen
- Processen stroomlijnen
Processen stroomlijnen
Voordat er iets geautomatiseerd wordt, moet duidelijk zijn wat er precies gebeurt en waarom. Vaak blijkt de helft van de stappen er ooit met een reden te zijn ingeslopen die er nu niet meer is.
Aanleiding
Waar het meestal begint.
Herkent u een of meer van deze situaties, dan is dit het werkterrein waar het gesprek begint.
- Een proces dat niemand in zijn geheel kan uitleggen.
- Stappen die alleen bestaan omdat een systeem ze ooit nodig had.
- Dezelfde gegevens die op drie plekken worden bijgehouden.
- Werk dat stilvalt zodra één collega afwezig is.
Aanpak
Hoe we het aanpakken.
Stappen wegstrepen
Elke stap krijgt dezelfde vraag: wat gebeurt er als deze verdwijnt? Wat overblijft, is het proces dat er echt toe doet.
Opnieuw beleggen
Wie is eigenaar, wie voert uit, wie kijkt mee? Een helder proces met onduidelijke rollen is nog steeds kwetsbaar.
Dan pas techniek
Wat daarna nog terugkerend en voorspelbaar is, komt in aanmerking voor automatisering.
Dit werkterrein levert soms helemaal geen software op. Als het antwoord is dat drie stappen kunnen vervallen en er verder niets hoeft te veranderen, is dat ook een resultaat.
Resultaat
Wat het oplevert.
- Een proces dat uitlegbaar is. In één plaat, begrijpelijk voor bestuur, stafbureau en school.
- Minder overdrachtsmomenten. Elke overdracht is een plek waar iets kan blijven liggen.
- Minder persoonsafhankelijkheid. Het proces staat vast, niet in iemands hoofd.
- Een onderbouwde volgorde. Wat eerst, wat later, wat bewust niet.
Techniek die we hiervoor gebruiken
Middelen, geen uitgangspunt. Welke onderdelen we inzetten, volgt uit het vraagstuk.
Volgende werkterrein
Terugkerende handelingen laten uitvoeren door een workflow in plaats van door mensen.
Bespreek waar het slimmer kan.
Heeft u een proces dat onnodig veel tijd kost? Gebruikt u Microsoft 365 al, maar vermoedt u dat er meer mogelijk is? Of wilt u meer grip op uw data en informatie?
Een verkennend gesprek is vrijblijvend. We kijken samen naar wat er speelt en wat een logische eerste stap zou zijn.