Vaststellen wat zich herhaalt
Automatiseren loont bij handelingen die vaak, voorspelbaar en volgens vaste regels terugkomen.
- Home
- Wat we doen
- Automatiseren
Werk automatiseren
Terugkerende handelingen laten uitvoeren door een workflow in plaats van door mensen. Niet om mensen te vervangen, maar om hun tijd te verleggen naar werk waar aandacht echt iets toevoegt.
Aanleiding
Waar het meestal begint.
Herkent u een of meer van deze situaties, dan is dit het werkterrein waar het gesprek begint.
- Formulieren die met de hand worden overgetypt in een ander systeem.
- Aanvragen die per mail rondgaan en soms blijven hangen.
- Herinneringen, overzichten en bevestigingen die iemand handmatig verstuurt.
- Goedkeuringen waarvan niemand weet bij wie ze nu liggen.
Aanpak
Hoe we het aanpakken.
Regels expliciet maken
Wat gebeurt er bij een uitzondering? Een workflow moet weten wat ‘normaal’ is voordat hij afwijkingen kan herkennen.
Bouwen in uw eigen omgeving
De workflow draait binnen uw Microsoft 365-tenant, onder uw eigen beheer en rechtenstructuur.
Testen met echte gevallen
Inclusief de rommelige. Een workflow die alleen werkt bij het ideale scenario, kost uiteindelijk meer tijd dan hij bespaart.
Automatiseren van een onhelder proces levert een snel onhelder proces op. Daarom gaat stroomlijnen er in vrijwel alle gevallen aan vooraf.
Resultaat
Wat het oplevert.
- Werk dat vanzelf doorloopt. Van aanvraag tot verwerking, zonder tussenstops die iemand handmatig moet zetten.
- Geen dubbele invoer. Gegevens worden één keer ingevoerd en daarna hergebruikt.
- Zicht op de voortgang. Altijd duidelijk waar iets staat en bij wie het ligt.
- Herleidbaarheid. Vastgelegd wat er wanneer is gebeurd — ook prettig bij verantwoording.
Techniek die we hiervoor gebruiken
Middelen, geen uitgangspunt. Welke onderdelen we inzetten, volgt uit het vraagstuk.
Volgende werkterrein
Een app of omgeving op maat wanneer standaardsoftware niet past bij hoe het onderwijs werkt.
Bespreek waar het slimmer kan.
Heeft u een proces dat onnodig veel tijd kost? Gebruikt u Microsoft 365 al, maar vermoedt u dat er meer mogelijk is? Of wilt u meer grip op uw data en informatie?
Een verkennend gesprek is vrijblijvend. We kijken samen naar wat er speelt en wat een logische eerste stap zou zijn.